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転勤決定!異動のあいさつで注意すべきポイント

2020.07.21
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人事異動が決まると、業務の引き継ぎなどで忙しくなりますよね。転居をともなう異動の場合は引っ越しの荷造りなどもしないといけませんから、会社でも家庭内でもバタバタしてしまいます。

そんな忙しい状況の中、忘れてはならないのが異動のあいさつです。重要な第一印象が決まる新天地でのスピーチはもちろん、これまでお世話になった方々へのあいさつなど、TPOに合わせてしっかり準備する必要があります。ここでは、異動のあいさつで注意すべきポイントについて解説します。

現在の部署でのスピーチ

現在の部署でのスピーチでは、異動日や後任者の紹介のほか、これまでの感謝の気持ちや今後のプランなどについて、2~3分程度にまとめるようにしましょう。長々と話すのではなく、要点を簡潔にまとめることがポイントです。

異動は自身の意にそぐわないという場合もあるかもしれません。しかし異動のあいさつでそれを伝えることは避け、ネガティヴな発言は控えるように注意しましょう。また、現在の仲間との別れが惜しいという場合でも、悲観的な言葉選びはしないほうが無難です。あくまでも前向きに、好印象を与えることで、その後の評価にもつながります。

>h2>異動先でのスピーチ

誰しも、第一印象は良くありたいと思いますよね。実は、第一印象の時点で一度悪い印象がついてしまうと、あとからそれを払拭することはなかなか難しいと言われています。ですから、異動先での最初のスピーチは非常に重要です。これまで担当していた業務内容やこれからの意気込みを、1分程度で短くまとめるようにしましょう。異動先でも当然、異動に対する不満など、ネガティヴな発言はご法度です。

ポイントとしては、自己紹介に家族構成や趣味などプライベートの内容も盛り込むことです。特に異動先で役職に就く場合は、「どんな人が新しい上司になるのだろう」と不安に思っている人も多いはずです。親しみやすさをアピールすることで周りからも話しかけてもらいやすくなり、スムーズに馴染むことができるでしょう。

社内メールの場合

人数が多い会社では特に、一人ひとりにメールを送る時間的な余裕がないかもしれません。ただ、過去に上司だった人や業務上やり取りをした人など面識がある人に対しては、なるべく個別にメールを送るようにしてください。ほとんど面識のない人に関しては、Bccでの一斉送信になってしまってもやむを得ないと言えるでしょう。

メールの内容としては、異動日や後任者の名前、連絡先のほか、面識のある人に対しては、お世話になったことへの感謝や印象に残ったことなど個人的な内容を3行程度盛り込むと良いでしょう。

注意すべきポイントはメールを送るタイミングです。異動の内示を受けてもそれを口外してはいけない場合が多いので、社内で異動告知の辞令が正式に発表されてからにするようにしましょう。また一斉送信の場合、「本来であれば皆様お一人お一人にご挨拶をすべきところ、まとめてのご挨拶となります無礼をお許しください」などのような一文を添えると良いでしょう。

取引先への連絡

取引先など社外とのやり取りがある方は、自分宛に連絡が来る可能性のある人をリストアップしましょう。あらかじめ異動する日や後任者について伝えておかないと、後々トラブルになる可能性もあります。アポイントを取り、後任者と一緒にあいさつへ伺うと良いでしょう。

注意すべきポイントとして、あいさつのタイミングは早すぎても遅すぎても失礼に当たります。いつ頃伺うべきかは上司と相談して決めるようにしましょう。また、どうしても直接伺う時間が取れない場合はメールのみでも仕方ありませんが、Bccでの一斉送信ではなく、多少文面を変えて必ず一人ひとりに送るようにしましょう。

また、異動先での取引先への連絡は着任後できるだけ早くするようにしましょう。直接伺うまでには時間があるかもしれませんので、まずはメールか電話で、前任者から業務を引き継いだ旨を伝えましょう。その際はこれまでの経験や実績をアピールするなど、担当者が変わることで相手を不安にさせない工夫をすると良いでしょう。

まとめ

異動のあいさつでは、好印象を与えることが何よりも大切です。スピーチの場合もメールの場合も、ネガティヴな内容を盛り込むことは避けましょう。スピーチの場合は、何も考えていないとあとで「言い忘れた」と思い出すことがあるかもしれません。また、話す内容を考えていないからこそダラダラと話し続けてしまう人も少なくありません。あらかじめ言いたいこと・言うべきことを簡潔にまとめておきましょう。

社内の人へのメールや取引先へのあいさつは、タイミングも重要です。正式な発表前に異動になったことを伝えることは避けつつ、業務の引き継ぎなどに支障が出ないよう、遅くとも異動の2~3日前までにはあいさつを済ませておくようにしましょう。

異動のあいさつ次第では、その後の人間関係はもちろん、人事評価につながると言っても過言ではありません。面倒くさいとおろそかにせず、しっかり準備するようにしましょう。